Scan là gì? Công dụng của scan và cách để scan được ảnh và giấy tờ 2022

hiện nay, chúng ta có xu hướng sử dụng dữ liệu bản mềm nhiều hơn, mà để biến bản cứng thành bản mềm chúng ta cần phải scan. Vậy scan là gì? Bản scan là gì? Scan có tác dụng như thế nào? Hãy cùng theo dõi nội dung sau đây và cùng tham khảo các bước để scan ảnh và tài liệu nhé!

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên những loại giấy tờ, tài liệu (tạp chí, văn bản,…) hay hình ảnh trên giấy thành hình ảnh, dữ liệu, tệp lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Scan công việc trái lại với photocopy. nếu như photocopy là chuyển văn bản, hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan là chuyển giấy tờ bản cứng thành bản mềm, nhằm mục đích lưu giữ và sẻ chia dữ liệu mượt hơn.

Máy Scan có cách thức công việc tương tự với máy Photocopy, một thiết bị sự dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đấy lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên desktop PC, điện thoại.

Bạn đang xem bài viết:  Scan là gì? Công dụng của scan và cách để scan được ảnh và giấy tờ 2022

Scan ảnh, tài liệu là gì?

Để đi sâu tham khảo hơn về các loại scan, con người hãy cùng nhau khám phá coi scan ảnh là gì, scan giấy tờ là gì hay scan tài liệu là gì nhé!

Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển những tấm ảnh, tài liệu (sách, văn bản, hợp đồng….) thành những file dữ liệu trên desktop PC để đơn giản di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm và lưu giữ dữ liệu được mãi mãi. Không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn dễ dàng hơn.

đối với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều, có những giấy tờ cần thiết cần lưu trữ lâu có rủi ro bị thất lạc, hư hỏng thì Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm bớt các rủi ro này. ngoài những điều ấy ra việc scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho công ty giúp ích cho việc chọn lựa và quản lý tài liệu. Và còn giúp ích khi chúng ta “Work from home” trong đợt dịch này.

Khi scan các tài liệu xong, chúng ta sẽ đạt được một tệp scan. Vậy tệp scan là gì? Khi thực hành các bước hết toàn bộ các bước scan con người sẽ có được một file scan được lưu trữ trên máy tính mà có kết nối với máy scan, file này thông thường sẽ ở dạng pdf hay có thể ở một dạng khác tùy theo lựa của người thực hiện scan. Và khi đã ở bản mềm lưu giữ trên desktop PC sẽ mang lại rất đa lợi ích cho doanh nghiệp cũng giống như nhân sự của họ.

Công dụng của Scan

Qua đo đạt ở trên, chúng ta đã hiểu scan nghĩa là gì? Từ đấy cũng không khó để con người suy đoán ra những chức năng của scan. Scan mang đến cho chúng ta nhiều chức năng, đó là:

lưu giữ được các tài liệu quan trọng

Thời gian lâu dần, tại doanh nghiệp sẽ tốn một khoảng không gian để lưu giữ các tài liệu, mà phương thức lưu giữ tài liệu truyền thống này thường xảy ra vấn đề thất lạc, đặc biệt là những tài liệu lâu năm. vì thế, chọn lựa scan để các tài liệu đều được số hóa và lưu giữ dễ dàng trên máy sẽ là một tìm kiếm được rất nhiều chủ doanh nghiệp dùng.

lưu giữ nội dung

Đảm bảo an toàn thông tin

Sau khi đã scan tài liệu hoặc ảnh, chúng sẽ ở dạng tài liệu pdf, lúc này chúng có thể thiết lập mã truy xuất giúp tài liệu được bảo mật an toàn. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có khả năng đọc được tài liệu.

Bảo mật nội dung

Giúp việc Lựa chọn tài liệu được thuận tiện, nhanh chóng

Việc chuyển các tài liệu từ bản cứng sang các file tệp bản mềm trong máy làm cho việc phân bổ nội dung dễ dàng, thuận tiện và mới mẻ hơn.

Bên cạnh đấy, sau khi scan tài liệu có thể chia sẻ qua mail, đám mây hoặc các phần mềm bên thứ ba điều đó giúp bạn đơn giản truy cập tài liệu, nội dung từ xa mọi lúc, mọi địa điểm mà không cần phải hiện diện trên công ty.

tìm kiếm tài liệu nhanh hơn

Cải thiện hiệu suất thực hiện công việc của nhân viên

Với công thức lưu giữ truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, khi được scan, tài liệu có thể được lưu trữ linh hoạt hơn. hoạt động chọn lựa rất nhanh, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có khả năng xử lý những hoạt động khác.

Các bước scan

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan

một khi kết nối máy tính vào máy scan, hãy mở nắp máy scan lên, sau đấy úp bề mặt của tài liệu hay hình ảnh cần scan vào mặt kính ngay ngắn theo đúng vị trí đánh dấu trên máy.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên app scan

Bạn hãy mở phần mềm scan để căn chỉnh scan tài liệu theo ước muốn (trắng đen hoặc màu, kích thước bản scan,…). Sau đó, bạn nhấn nút scan trên app hoặc trực tiếp trên máy scan.

một khi tài liệu được scan xong trên ứng dụng sẽ trao cho bạn một vài tùy chọn thay đổi khác như Điều chỉnh xoay ảnh. Và chúng ta có thể lưu theo định dạng file mình mong muốn hoặc để mặc định.

Bước 3: chỉnh sửa tài liệu

một khi tài liệu của chúng ta đã scan xong, bạn có thể trải nghiệm chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các tệp thành tài liệu pdf hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. ngoài ra chúng ta có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan. ngoài những điều ấy ra, bạn cũng có khả năng khắc phục hình ảnh như độ sáng, độ nhòe, rõ nét,…

Tổng kết

Như vậy qua bài viết trên, chúng ta đã hiểu được scan là gì, chức năng cũng giống như các bước để scan tài liệu hoặc ảnh. Chúc các bạn thành công!

xem thêm bài viết hay tại HGmart.vn